Gestão de Tempo - aumentando seu desempenho profissional
- Descrição
- Currículo
- FAQ
- Revisões
Gestão do tempo pode ser definida como o processo de organizar e planejar a divisão do tempo entre as atividades específicas que você precisa executar durante o dia, a semana, etc. O grande trunfo da gestão do tempo é que, quando bem feita, ela permite que você trabalhe de maneira inteligente e faça mais em menos tempo, mesmo quando o prazo está apertado ou você trabalha sob pressão.
Em algum momento de suas vidas, a maioria das pessoas já experimentou o que acontece quando não fazem um bom gerenciamento do tempo disponível para realizar suas atividades. O pior é quando a gestão inadequada do tempo chega ao ponto de prejudicar não apenas a produtividade, mas também a saúde, causando estresse, mau humor, perda de sono e outros males. Esses efeitos negativos ajudam a provar a importância de se colocar em prática bons hábitos de gestão do tempo. Eles podem ajudar na organização e conclusão das tarefas de forma ágil e com qualidade.
Sabemos que qualquer mudança nos nossos hábitos nunca é uma tarefa fácil, mas planejar e gerir o tempo agrega uma série de benefícios, impactando na saúde, relacionamentos, produtividade e outros pontos da vida e da carreira.
Pensando nisso, selecionamos algumas das principais vantagens de fazer uma gestão do tempo adequada:
-
Diminuição do estresse: Construir e seguir um cronograma de tarefas faz com que você se sinta menos estressado e reduz a ansiedade.
-
Mais tempo livre: Pessoas que gerenciam efetivamente seu tempo conseguem ter mais tempo para gastar em hobbies ou outras atividades pessoais.
-
Maior produtividade e eficiência: Gerir bem o tempo leva a mais oportunidades e menos tempo desperdiçado em atividades triviais.
-
Uma melhor reputação profissional: A gestão do tempo é uma qualidade fundamental para profissionais de sucesso e, portanto, é valorizada pelos empregadores. A capacidade de priorizar e agendar tarefas é extremamente desejável para qualquer organização.
-
Capacidade de realizar objetivos: a gestão inteligente do tempo permite atingir metas e objetivos pessoais ou profissionais em um período de tempo mais curto.
Já notou como algumas pessoas parecem ser muito mais produtivas do que outras?
Se você não estiver se sentindo produtivo, provavelmente é sinal de que não está gerenciando o tempo de modo adequado.
Mas afinal, como fazer uma boa gestão do tempo?
Preparamos uma lista com ações simples que terão grande impacto no seu dia a dia.
-
1
Boas vindasOlá pessoal, tudo bem? Bem vindos ao curso de gestão do tempo, me chamo José e serei seu professor durante este período, aproveitem ao máximo cada momento. Atualmente sou Analista de produtos e gestor de projetos em uma empresa chamada Hiper Software, diariamente estou utilizando desta metodologia para melhor gerir o meu tempo e estou aqui para passar um pouco de conhecimento adquirido com estudos e vivencia do dia a dia profissional e pessoal, vamos aprender a como planejar nossa rotina buscando utilizar o nosso tempo, da melhor maneira possível.
-
2
Gestão de tempo I
Vivemos numa sociedade cada vez mais imediatista, na qual estresse e ansiedade tornaram-se comuns a todos.
O sistema capitalista cobra resultados cada vez maiores e nem sempre as organizações investem no bem-estar de seu colaborador. Em casa nossos filhos são mais questionadores e cobram nossa atenção de forma muitas vezes mais cruel que nossos “chefes”.
Diante desse cenário, ter uma boa Gestão do Tempo torna-se uma obrigação.
Esse treinamento foi desenvolvido com o objetivo de tornar mais eficaz a sua relação com tarefas, compromissos, anotações e contatos.
Você gostaria de ter mais tempo em sua vida? Para quê?
-
3
Gestão de tempo II
O conceito de proatividade é lugar comum no universo corporativo. A todo momento somos cobrados a tomar iniciativa e assumir a responsabilidade por nossas ações.
Proatividade vai muito além de iniciativa. É assumir a responsabilidade pelas suas escolhas, independente de ter ou não culpa nos resultados.
O meio externo influencia? Sim. É o responsável pelas suas escolhas? Não. Ter uma postura positiva em suas ações e perder tempo apenas com o aquilo que você é capaz de influenciar, compõe o comportamento proativo.
-
4
Entendendo os quadrantes
A grande mudança de paradigma na Gestão do Tempo é separar suas atividades recorrentes e imprevistas em Urgência e Importância. Tudo que é urgente é necessariamente importante? A Importância está diretamente relacionada às suas metas. E urgência está intimamente ligada ao tempo que você dispõe para realizar a atividade sugerida.
Várias atividades podem ser urgentes e importantes. Uma crise com um cliente, um familiar doente precisando de apoio. Porém, muitas atividades são meramente urgentes, mas não estão alinhadas às suas metas e, por várias vezes, apenas desperdiçam seu tempo.
Todas as atividades (compromissos ou tarefas) que vivemos diariamente podem ser divididas em quadrantes. A formação desse modelo mental é baseada em dois conceitos fundamentais: importância e urgência.
Importante: atividades que estão alinhadas com seus interesses, valores e prioridades.
Urgente: atividades que possuem um prazo imediato.
Dessa forma divide-se o tempo em quatro quadrantes:
Quadrante 1 = Urgente e Importante = Necessidade
Quadrante 2 = Não Urgente e Importante = Eficácia
Quadrante 3 = Urgente e Não Importante = Decepção
Quadrante 4 = Não Urgente e Não importante = Desperdício e Excesso
-
5
Quadrante IV
Quadrante QIV
Eliminar QIV - desperdício em excesso - não urgente/não importante
atividades que não fazem parte das nossas metas
Como ELIMINAR o quadrante IV?
- Reflexão constante;
- Cuidado com os ladrões do tempo: televisão e internet;
- Gestão do estresse;
-
6
Quadrante III
Quadrante QIII
Evitar QIII - urgente/ não importante - EVITAR
Alinhamento profissional
Discussão de relacionamento
Esclarecer expectativas
Delegar - autonomia
Aprender a dizer não - transferir decisão de prioridades
Como EVITAR o quadrante III?
- Alinhamento (profissional);
- Discutir a relação (pessoal);
- Esclarecer expectativas;
- Aprender a dizer não e a negociar novos prazos;
- Delegando poder (aumentando o nível de autonomia);
- Desde que seja possível, não atenda todas as suas ligações. Faça um filtro na origem das ligações e no momento em atendê-las. Interromper uma atividade importante pode levar à perda de foco;
-
7
Quadrante I
Quandrante QI
Reduzir QI - urgente/importante
Ler o livro triade do tempo
Planejamento semanal
Delegar
Cuidar dos relacionamentos
Como REDUZIR o quadrante I?
- Realizando um Planejamento semanal;
- Cuidando dos relacionamentos;
- Delegando;
- Meta: 25% em urgências.
-
8
Quadrante II
Quadrante QII
Focar QII - não urgente/importante
MUITO IMPORTANTE
Metas e objetivos
Planejamento semanal
Relacionamento como prioridade
Reflexão constante
-
9
Aprendendo a dizer não
Está aí uma tarefa bem complicada. Dizer não torna-se especialmente difícil quando, por mais que a atividade proposta seja de nenhuma importância em sua vida, a pessoa que está pedindo é. Leia abaixo os problemas relacionados e algumas dicas que vão facilitar o seu próximo NÃO.
Problemas:
- É algo contrário à nossa cultura;
- Muitas vezes passa antipatia, grosseria ou falta de atenção;
- Dicotomia entre a não importância da tarefa e a importância da pessoa;
Dicas:
- Tenha um planejamento semanal como escudo;
- Pense na tarefa você não realizará para atender o pedido;
- Faça perguntas: isso é necessário agora? Precisa realmente de mim? Precisa realmente ser feito?
- Não use o TALVEZ;
- Ao superior: transfira a ele a decisão sobre as suas prioridades;
- Fuja à popularidade e tenha coragem!
-
10
Pilares da gestão de tempo I
Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pontos: contatos, compromissos, anotações e tarefas. O primeiro passo na organização desses pontos é a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo.
-
11
Pilares da gestão de tempo II
Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pontos: contatos, compromissos, anotações e tarefas. O primeiro passo na organização desses pontos é a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo.
-
12
Pilares da gestão de tempo III
Todo sistema de Gestão de Tempo deve ter como base os seguintes pontos: contatos, compromissos, anotações e tarefas. O primeiro passo na organização desses pontos é a escolha da ferramenta que irá auxiliar o processo.
-
13
Planejamento semanal I
DEFINA SEU ESTILO
A escolha das ferramentas define o seu estilo de gestão.
TOTALMENTE ONLINE: smartphone, laptop e ferramentas online.
TOTALMENTE OFFLINE: agenda tradicional, papéis para anotações.
MISTO: um pouco de cada.
Em qual estilo você se enquadra?
TIPOS DE PLANEJAMENTO
Longo Prazo: mais de um ano para realizar.
Ex.: filhos, casamento, compra de apartamento, carro, etc.
Médio Prazo: menos de um ano para realizar.
Ex.: eventos, viagens, cursos, treinamentos etc.
Curto Prazo: uma semana.
Ex.: tarefas e compromissos.
Curtíssimo Prazo: follow up diário.
Ex.: verificação das atividades adiadas, do dia e que podem ser antecipadas.
-
14
Planejamento semanal II
O PLANEJAMENTO SEMANAL
- É o planejamento de rotina.
- Foco na execução.
- Melhor unidade de tempo para planejamento.
- Deve ser feito entre sexta a tarde (ideal) e segunda de manhã (menos indicado).
- Duração de 20 a 30 min.
PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO SEMANAL
-
15
Gestão de reuniões
Pauta, participantes, horário de inicio e termino, ter um grande mediador, ser sinérgico.
Algumas dicas para tornar suas reuniões mais objetivas e produtivas.
- Defina Pauta;
- Selecione os presentes;
- Defina horário de início e principalmente de término;
- Envie os arquivos necessários previamente;
- Comece SEMPRE no horário;
- Eleja um mediador;
- Seja o mais sinérgico possível.
-
16
Dicas para delegar
Dicas para Delegar
Lutar contra a centralização, forme um substituto, valorize todo o time, defina escopo e expectativas, não esqueça tarefas delegadas, feedback constante.
