Comment conduire des réunions toniques et utiles

Dans une enquête Harvard Business review, les salariés interrogés déclarent «  Les réunions m’empêchent de travailler ! »  A votre avis, dans quelle proportion ? Découvrez le dans la vidéo

Bienvenue dans ce module !  Comment animer une réunion qui favorise la réelle présence et l'engagement de chacun ? C’est ce sur quoi nous allons travailler ensemble pendant l’heure trente qui vient. Plus d'informations dans mon message vidéo !

Je suis Catherine Barbon, co-fondatrice de l’organisme de formation : « Le Gymnase du Management ».  Je surfe avec enthousiasme depuis 1996 dans l’univers de la formation "Management et Communication interpersonnelle" avec plusieurs casquette : créatrice d'entreprises dédiées à la formation en salle et par le digital, formatrice en ateliers collaborattifs, conceptrice et animatrice de MOOC/Cours digitaux, et même ( juste pour mon plaisir) intervenante chargée de cours dans des univertités de renom en France, comme celle de Paris-Dauphine depuis 2008  par exemple.

Pourquoi « le Gymnase » ? 

Parce que nous sommes convaincus que les « bonnes pratiques » et les bonnes postures », celles qui nous rendent efficaces et finalement plus heureux au travail sont comme celles que l’on développe dans un sport. Ett aussi parce qu'il nous semble que plus on pratique une discipline , plus on se perfectionne ! Plus d'informations dans la vidéo.

« Comment animer ? » … Question importante .

Et si en préalable de cette question, on s’en posait une autre, fondamentale ?  Vous voyez laquelle ?...

Une réunion efficace, productive est d'abord celle qui aura tenu à l'écart la passivité ou l'endormissement ! Elle aura atteint l'objectif fixé. 

Alan réunit son équipe pour travailler à la co-construction d'un objectif mobilisant mais il n'a pas préparé la réunion...à quoi cela se voit-il ?

Alan a, dans la réunion, commis au moins 2 erreurs, en partie causées par sa non-préparation.

Préparer  c’est se poser trois questions essentielles et finalement très simples : QUOI, QUI, COMMENT ?

Vous choisissez les participants à votre réunion : c’est bien que leur contribution est pour vous importante, nécessaire. Comment leur en faire prendre conscience pour qu’ils adhérent ?

Selon le baromètre annuel Wisembly/IFOP 2016, les cadres passent en moyenne, chaque année, 24 jours en réunion, soit près de 5 semaines. Et 80% des réunions durent plus d'une heure.

Le SPICE est un acronyme mnémotechnique qui invite à garder en tête 5 attitudes pour se faire entendre :

Vous venez de terminer cette section. Je vous invite maintenant à prendre quelques minutes pour noter ce que vous avez retenu et qui pourrait être intéressant pour vous.

Dans cette session, je vais aborder avec vous comment

•Définir un cadre propice à l'échange

•Travailler son introduction avec le TOM

•Expérimenter des techniques pour capter d'emblée l'attention.

Quel que soit le cadre que vous fixerez, en tant qu’animateur, vous êtes le garant du respect de ce cadre. C’est le tout premier principe ! Découvrez en 3 autres dans ma vidéo.

Voici une brève séquence vidéo dans laquelle  je vous invite à observer Alan en train de lancer sa réunion.

On le voit bien : tout le monde s’ennuie dès le début ! Je vous invite à lister tout ce que fait Alan qui endort les participants … C’est à vous.

Comment démarrer une réunion  cadrante et implicante ? Pour cela, je vous propose de faire appel au "petit TOM" !

A vous de jouer ! Découvrez les démarrages de réunions suivantes et positionnez -vous.

Observez comment Guillaume, organisateur d'une réunion, va utiliser le T.O.M. pour bien démarrer !

Poser le cadre structure l’intervention de tous et demeure indispensable. Nous avons le petit TOM pour cela.

Une règle à tenir pour la suite : toujours chercher la réaction, l’implication, la participation :  aller chercher chacun sur le sujet. Comment ?

Découvrez deux démarrages de réunion. A vous de dire s'ils sont ou non engageants.

Comment stimuler l'intelligence collective en réunion ?   C'est ce que nous allons voir dans cette section.  Plus précisément, je vais vous donner des outils pratiques pour développer vos réflexes sur au moins 4 points essentiels de l’animation.

Animer une réunion, c’est réussir à créer les conditions favorables à une participation productive. L’enjeu de l’animateur est donc de doser avec justesse :

• la directivité sur le cadre

• l’Interactivité

Avant d’aller plus loin dans les techniques je vous propose d’observer Alan durant sa réunion. Que pensez-vous de son approche ?

Voici 3 règles à suivre pour créer des échanges et des interactions dans vos réunions.

Garder le cap peut signifier au moins trois choses. A votre avis…lesquelles ?

Je vous propose d’observer une brève séquence de réunion animée par Alan. Une réunion rendue complexe par l’inattention de certains participants…

Je vous propose d’assister à la réunion d’Alan, et deux participants qui bavardent. Dans la séquence précédente, nous avons observé qu’Alan intervenait, mais sans effet dans la durée. Regardez maintenant comment il s’y prend

Alors comment canaliser le manque d’attention en réunion ? Voici trois pistes pour amener chacun à revenir dans le cadre.

Voici 3 réunions que pourraient vous échapper. A chacune d'elle, je vous propose des possibilités de réactions, à vous de choisir celle qui sera la plus recadrante. C'est à vous !

Dans cette session courte, je vais vous inviter à expérimenter quelques règles pour parvenir à 3 objectifs. découvrez lesquels dans cette introduction.

Toute réunion nécessite une préparation rigoureuse pour garantir la participation et l’atteinte de l’objectif (en tout cas, c'est la théorie...   La distance exacerbe cette nécessité car les risques de dispersion et de déconnexion nous guettent à chaque instant !

Vous venez d’entendre de premiers conseils.

Parmi ces 7 propositions pour « bien » animer une réunion à distance, lesquelles sont-elles justes ?

OK sur les 4 premiers points ? Découvrez 5 dernières recommandations pour animer et conclure efficacement !

La check-list de votre prochaine réunion à distance  : toutes les cases sont cochées ? Alors, vous êtes prêt(e) !