Sistema de gestión documental

Este curso está diseñado para conocer, cumplir y aplicar  las buenas prácticas de gestión documental y los estándares internacionales vigentes en planeación, control y administración de archivos, incrementar la efectividad empresarial reduciendo el tiempo de trabajo en temas de organización, conservación y disponibilidad de archivos, minimizar los riesgos inherentes a la pérdida, deterioro y fuga de la información empresarial, ahorro de gastos y evitar las sanciones legales por no cumplir con las normas de gestión documental.

Objetivos:

Estudiar y analizar los conceptos básicos de gestión documental, principios fundamentales y la estructura de procesos. Sensibilizar a los participantes sobre la importancia de la gestión documental en las organizaciones.

Analizar la normatividad archivística y aplicarla a las organizaciones.

Aprender a elaborar los instrumentos archivísticos fundamentales para la gestión documental.

Marco teórico de la gestión documental – Conceptos generales sobre documentos y archivos

• La archivística

• Importancia de los archivos

• Principios archivísticos

• La bibliotecología y las ciencias de la información

• La gestión documental

• Evolución y desarrollo de la gestión documental

• Sistemas de información – Sistema de gestión documental

• Retos de la gestión documental

• Terminología archivística

• Conceptos generales sobre los documentos

• Clasificación de los documentos

• Características fundamentales de los documentos

Entorno funcional – ámbito de aplicación de la gestión documental

• Entorno funcional

• Sujetos obligados

• Tipos de información que integran el sistema de gestión documental

• Instancias asesoras

• Comité interno de archivo

• Conformación y funciones del comité interno de archivo

Procesos de gestión documental

• Planeación

• Producción

• Gestión y trámite

• Preservación

• Organización

• Disposición

• Transferencia

• Valoración

Instrumentos archivísticos

Cuadro de clasificación documental

• Elaboración del cuadro de clasificación Documental

Tablas de Retención Documental y bancos terminológicos de series y subseries documentales

• Elaboración de las tablas de retención documental

• Pasos metodológicos

• Periodos de conservación de los documentos

Inventarios documentales y Tablas de valoración Documental

• Inventarios documentales

• Elaboración de las Tablas de valoración documental

Programa de gestión documental PGD

• Elaboración del programa de Gestión Documental

Plan institucional de archivos pinar

Tablas de control de acceso a la información

Delitos contra la información

• Clasificación de los delitos contra la información

• Delitos informáticos

• Delitos contra los derechos de autor

• Falsedad en documentos

Pasos metodológicos para el diseño de un sistema de gestión documental